用 WorkBuddy 制度变化影响分析和通知初稿

一、这个场景能帮你做什么

分析财务制度修订会影响哪些岗位、流程、表单、系统规则和在途业务，并生成准确的通知初稿。

WorkBuddy 可以先盘点资料、按照已经确认的规则整理和检查，再把正常结果、差异和待确认问题分别列出。先用少量真实资料确认规则，每个数字和判断保留来源，再处理全部数据。

二、开始前需要准备什么

1. 新旧制度及修订说明

提供当前有效版本，并标出生效日期、适用公司和例外情况。规则尚未确认的部分单独列出，不要让 WorkBuddy 自行决定。

2. 岗位、流程和权限清单

保留单据编号、日期、主体、金额、状态和来源等关键栏目，并说明统计期间及金额单位。

3. 相关表单、系统规则及培训材料

提供当前有效版本，并标出生效日期、适用公司和例外情况。规则尚未确认的部分单独列出，不要让 WorkBuddy 自行决定。

4. 在途业务和生效日期

说明资料所属公司、期间、来源和负责人；缺失或尚未确认的部分提前标出。

5. 通知对象和发布渠道

说明资料所属公司、期间、来源和负责人；缺失或尚未确认的部分提前标出。

所有资料使用副本处理。开始前还要明确处理期间、数据截止时间、金额和日期格式、异常判断标准、输出模板及最终复核人。

三、具体怎么做

第一步：提取发生变化的条款

说明需要读取的具体内容和填写口径。每条结果保留来源文件、单据编号或原表行号；同一内容出现多个候选值时全部列出，不自行选择。

引用合同原文和所在位置，补充协议与主合同冲突时列出差异，交给业务、财务或法务确认。

第二步：将变化对应到岗位和业务流程

优先使用合同号、订单号、发票号码、凭证号或业务单号对应资料，再比较主体、日期、金额、状态和业务内容。无法一一对应的记录单独列出，不只凭金额相同就认定为同一笔。

第三步：识别需要更新的表单、系统和培训材料

说明需要读取的具体内容和填写口径。每条结果保留来源文件、单据编号或原表行号；同一内容出现多个候选值时全部列出，不自行选择。

第四步：区分立即生效、过渡和例外事项

把分类或分级标准写成明确条件，再逐条给出建议结果和判断依据。同时符合多个类别、资料不足或规则冲突时标记为待确认。

第五步：生成分对象通知及待确认问题

按照公司已有模板生成结果，同时提供正常记录、异常记录和待确认事项。每个数字和结论都要能够查回原始资料。

四、可以直接交给 WorkBuddy 的要求

你是企业财务工作辅助人员。请完成“制度变化影响分析和通知初稿”。

输入材料：
1. 新旧制度及修订说明
2. 岗位、流程和权限清单
3. 相关表单、系统规则及培训材料
4. 在途业务和生效日期
5. 通知对象和发布渠道

执行要求：
1. 提取发生变化的条款
2. 将变化对应到岗位和业务流程
3. 识别需要更新的表单、系统和培训材料
4. 区分立即生效、过渡和例外事项
5. 生成分对象通知及待确认问题

请输出：
1. 制度变化影响清单
2. 流程和系统更新任务
3. 分对象通知初稿
4. 过渡期待处理事项

统一要求：
- 每个结论必须标明使用的数据、文件或制度依据。
- 区分已确认事实、分析判断和待确认问题。
- 缺少依据时列入待补材料清单，不得自行猜测。
- 不修改原始文件，不执行未经授权的付款、申报、审批、冻结或系统提交。
- 在正式输出前检查金额、期间、主体和数据数量是否一致。

第一次运行时，在最后补充：“本轮只处理少量样本并返回预览，等我确认后再处理全部资料。”

五、完成后会得到什么

• 制度变化影响清单
• 流程和系统更新任务
• 分对象通知初稿
• 过渡期待处理事项
• 影响范围是否遗漏关联流程
• 生效日期和过渡安排是否清楚
• 通知是否区分不同对象
• 正式发布是否经过制度责任人确认

正式结果还应保留资料来源、处理状态、异常原因和复核意见，避免只得到无法回查的结论。

六、结果应该怎么检查

• 核对输入与输出记录数量，所有差额和失败项都有说明。
• 抽查关键结果能回到原始文件、单据编号或原表行号。
• 核对输入和输出记录数、金额合计、异常数量及处理失败项目。
• 对高金额、边界日期、重复候选和无法对应的记录回到原始资料检查。
• 涉及正式操作或对外提交的项目逐项复核。

七、遇到这些情况怎么处理

制度版本、适用主体或条款效力不明确时，应先交由制度责任人确认，不能直接生成正式解释

补充当前有效制度、适用范围和例外审批。WorkBuddy 只能按照已经确认的规则检查，不能替企业制定规则。

缺少原始依据的项目应进入待确认清单，不能用推测补齐

把相关记录单独列出，补充原始资料或请责任人确认。无法确认前保留原值，不让 WorkBuddy 猜测。

首次使用应选择一组真实问题或案例测试引用、边界和拒答表现，确认稳定后再扩大使用范围

把相关记录单独列出，补充原始资料或请责任人确认。无法确认前保留原值，不让 WorkBuddy 猜测。

八、哪些可以交给 WorkBuddy，哪些必须人工决定

• 制度和知识库内容必须以正式生效版本为准。
• 智能体生成的制度解释、通知和培训内容需要制度责任人审核。
• 无明确条款或资料冲突时，应当转人工处理，不能根据常识补写企业规则。

WorkBuddy 可以承担资料整理、重复核对、计算草稿和问题汇总。涉及审批、入账、开票、付款、报税、过账、冻结、审计定性或对外提交时，只生成预览、建议或待办，最终决定和正式操作由有权限的人员完成。