006 · 发票与开票管理

发票与报销单核对：WorkBuddy 操作教程

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一、这个场景能帮你做什么

核对发票与报销单中的人员、事由、日期、金额和附件关系，快速定位不一致项目。

WorkBuddy 可以先盘点资料、按照已经确认的规则整理和检查，再把正常结果、差异和待确认问题分别列出。先用少量真实资料确认规则，每个数字和判断保留来源，再处理全部数据。

二、开始前需要准备什么

1. 发票

使用清晰完整的原文件，保留发票号码、开票日期、购销双方、金额和税额等票面信息。

2. 报销单

说明资料所属公司、期间、来源和负责人；缺失或尚未确认的部分提前标出。

3. 人员部门信息

提供最新名单、所属部门和负责范围，离职、调岗或临时代理人员需要单独说明。

4. 核对规则

提供当前有效版本，并标出生效日期、适用公司和例外情况。规则尚未确认的部分单独列出，不要让 WorkBuddy 自行决定。

所有资料使用副本处理。开始前还要明确处理期间、数据截止时间、金额和日期格式、异常判断标准、输出模板及最终复核人。

三、具体怎么做

第一步：建立用于对应两份资料的编号

优先使用合同号、订单号、发票号码、凭证号或业务单号对应资料，再比较主体、日期、金额、状态和业务内容。无法一一对应的记录单独列出，不只凭金额相同就认定为同一笔。

同时核对申请人、事由、消费日期、票据金额、费用标准和例外审批，正常例外不要误判成违规。

第二步：逐项比较主体、金额、日期和事由

第三步：区分一致、差异和缺失

把分类或分级标准写成明确条件，再逐条给出建议结果和判断依据。同时符合多个类别、资料不足或规则冲突时标记为待确认。

第四步：保留依据

说明“保留依据”要使用的资料、企业规则和输出要求，先返回预览及待确认问题，经财务人员确认后再继续。

第五步：人工确认异常

提供企业现行制度、检查标准和例外情况，让 WorkBuddy 写明触发了哪项规则、涉及哪笔记录、需要补充什么。异常只表示需要复核。

四、可以直接交给 WorkBuddy 的要求

请处理我提供的“发票与报销单核对”材料。

任务目标：核对发票与报销单中的人员、事由、日期、金额和附件关系，快速定位不一致项目。
输入材料：发票；报销单；人员部门信息；核对规则。
执行要求：
1. 先盘点文件、栏目和记录数量，不要直接修改原文件。
2. 按以下流程执行：建立用于对应两份资料的编号；逐项比较主体、金额、日期和事由；区分一致、差异和缺失；保留依据；人工确认异常。
3. 每条结果保留来源文件、原始行号或单据编号和判断依据。
4. 不确定、缺失或冲突的内容进入“待人工确认”，不得猜测补全。
5. 输出处理结果、异常清单和数量/金额核对表。
6. 涉及审批、入账、开票、付款、报税或正式结论时，只生成建议或待办，不代替授权人员执行。

第一次运行时，在最后补充：“本轮只处理少量样本并返回预览，等我确认后再处理全部资料。”

五、完成后会得到什么

一份可以继续筛选、统计或导入后续流程的明细表。
一份异常、缺失和待人工确认清单。
一份记录来源、匹配依据及处理状态的追溯表。
一份数量和金额核对结果，便于确认处理前后是否完整。

正式结果还应保留资料来源、处理状态、异常原因和复核意见，避免只得到无法回查的结论。

六、结果应该怎么检查

核对发票号码、日期、购销双方、金额、税额和票据状态与原票一致。
识别成功不能自动写成已经查验、抵扣或入账。
核对申请人、事由、消费日期、票据金额、费用标准和审批记录。
疑似重复、拆单或超标只作为复核线索。
确认两边数据属于同一主体、期间和金额口径，所有差额都有去向。
核对输入和输出记录数、金额合计、异常数量及处理失败项目。
对高金额、边界日期、重复候选和无法对应的记录回到原始资料检查。
涉及正式操作或对外提交的项目逐项复核。

七、遇到这些情况怎么处理

原文件表头、日期、金额、主体名称不统一，导致关联失败

先确认统一名称、日期格式、金额单位和统计口径，同时保留原值。确认规则以后再批量处理，避免同一内容被拆成多类。

缺少唯一编号，只能依靠金额和日期模糊匹配，容易出现一对多

优先补充合同号、订单号、发票号、凭证号等业务编号。没有编号时只列为疑似对应，不能直接合并或删除。

制度或业务规则没有提供，智能体只能整理事实，不能可靠判断合规性

补充当前有效制度、适用范围和例外审批。WorkBuddy 只能按照已经确认的规则检查，不能替企业制定规则。

扫描件模糊、文件版本混乱或系统数据不同步，会产生识别不清结果

重新取得清晰、完整且版本明确的文件。暂时无法确认的内容保持为空，并进入待人工确认清单。

一次直接批量执行而没有先做预览和抽样，会放大规则错误

先选择一个期间或一小批有代表性的记录测试，核对规则、计算和输出格式后再处理全部资料。

八、哪些可以交给 WorkBuddy，哪些必须人工决定

WorkBuddy 适合读取文件、统一格式、执行明确规则、生成清单和报告；专业判断仍由财务、业务、法务或授权审批人承担。
金额、主体、账户、税率、期间和单据状态必须抽样或逐项复核，结果不能直接作为入账、付款、开票、报税或审计结论。
需要访问银行、税务、ERP、OA 或支付系统的动作，必须有企业正式提供的系统连接方式、明确权限、操作日志和操作失败后的恢复办法。不能把文章中其他工具或设想的能力直接当成 WorkBuddy 当前版本能力。
无法确认的数据应保留原值并进入异常清单，禁止推测补齐。

WorkBuddy 可以承担资料整理、重复核对、计算草稿和问题汇总。涉及审批、入账、开票、付款、报税、过账、冻结、审计定性或对外提交时，只生成预览、建议或待办，最终决定和正式操作由有权限的人员完成。