005 · 发票与开票管理
用 WorkBuddy 批量整理发票并生成台账
一、这个场景能帮你做什么
财务收到的发票可能来自邮箱、报销系统、业务群和共享文件夹。文件名称不统一，电子发票还可能被重复提交。人工逐张打开并登记发票号码、开票日期、购销双方、金额和税额，工作重复，也容易漏录、错录或一票多记。
WorkBuddy 可以在指定文件夹中盘点发票，提取关键票面信息，按照企业确定的规则生成发票台账，并将疑似重复、购买方不一致、金额对不上、内容模糊和无法识别的票据单独列出。需要归档时，还可以先生成文件命名预览，经确认后统一改名和分类。
这项任务只完成发票信息整理和初步检查。票面识别结果不等于发票已经通过官方查验，也不代表可以直接抵扣、入账或报销。
二、开始前需要准备什么
1. 发票文件的副本
把需要处理的 PDF、图片或其他电子票据复制到独立目录，保留原件。第一次运行建议先选择一个月份或一批数量较少的发票，确认识别和台账规则后再扩大范围。
开始前统计原始文件数量，并记录文件来源。如果一个文件中包含多张发票，或者一张发票被拆成多页，需要在任务说明中明确。
2. 发票台账模板
根据企业实际需要确定栏目。常用栏目包括：
- 发票种类；
- 发票代码和发票号码；
- 开票日期；
- 购买方名称和纳税人识别号；
- 销售方名称和纳税人识别号；
- 商品或服务名称；
- 不含税金额；
- 税率；
- 税额；
- 价税合计；
- 进项或销项；
- 查验状态；
- 红冲、作废等票据状态；
- 所属部门、项目或费用类别；
- 经办人；
- 关联合同、订单或报销单号；
- 来源文件和保存位置；
- 处理状态及异常说明。
如果只是做文件盘点，可以先保留票面基础栏目；涉及报销、入账和税务管理时，再增加业务和状态栏目。
3. 企业购买方主体清单
提供本企业可能出现的公司全称和纳税人识别号。WorkBuddy 可以据此发现发票抬头与本公司信息不一致的情况。不要只提供简称，否则同一集团内多个主体容易混淆。
4. 期间和归档规则
明确本次处理的开票期间、收票期间和归档方式。例如按“公司主体／开票月份／发票类型”建立目录。文件命名可以使用：
开票日期_销售方_价税合计_发票号码.扩展名
5. 异常处理规则
提前约定以下情况怎样处理：票面模糊、号码缺失、金额与税额对不上、购买方不一致、疑似重复、红字或作废发票。无法确认的内容必须保留原文件并进入异常清单，不能为了填满台账自行推测。
三、具体怎么做
第一步：盘点发票文件
让 WorkBuddy 统计原始文件数、格式、可读取状态和疑似重复文件。对于打不开、加密、缺页、模糊或一个文件含多张票据的情况单独标记。
盘点完成后先核对文件总数。文件没有被成功读取时，不能把它当成“无票面信息”继续处理。
第二步：用少量发票测试识别规则
从不同类型和不同来源中选择样本，让 WorkBuddy 提取发票号码、日期、购销双方、商品服务、金额、税率、税额和价税合计，同时保留来源文件。
检查金额单位、小数位、名称中的特殊字符，以及一张票据上多个税率或多行明细的处理方式。样本中出现无法识别的栏目时，确认是文件质量问题，还是台账栏目定义不清。
第三步：批量提取并检查金额是否对得上
样本确认后再批量处理。WorkBuddy 可以检查：
- 不含税金额加税额是否等于价税合计；
- 购买方名称和税号是否出现在企业主体清单中；
- 发票代码、号码和开票日期是否缺失；
- 同一发票号码是否重复出现；
- 文件数量与生成的台账记录数是否存在无法解释的差异。
如果一张发票含多个税率或一份文件含多张发票，应根据明确规则拆成多行或保留明细。不能用简单求和覆盖票面结构。
第四步：区分正常记录与异常记录
建议将处理状态统一为：识别完成、待官方查验、疑似重复、购买方不一致、金额对不上、票面模糊、无法读取和待人工确认。
重复判断应优先使用发票代码、发票号码和开票日期等组合信息。仅凭相同金额和相同销售方只能标记为疑似重复，因为同一供应商可能在同一天开出多张相同金额的发票。
第五步：生成台账、异常清单和归档预览
完成提取后先输出台账和异常清单。需要整理文件时，再按照确认后的台账生成归档路径和新文件名预览。预览检查通过后，才复制文件到整理目录并改名。出现重名时追加序号，禁止覆盖原文件。
官方查验、认证抵扣、入账和报销状态可以作为台账栏目，但必须来自对应系统或人工确认，不能因为 WorkBuddy 成功识别票面就自动填写“已查验”或“可抵扣”。
四、可以直接交给 WorkBuddy 的要求
第一次运行使用下面这段，只做盘点和样本识别：
请处理我提供的发票文件。本轮只盘点并进行样本识别，不要移动、删除、重命名或修改任何原文件。
任务目标：提取发票票面信息，生成可以查回原文件的发票台账，并找出疑似重复、购买方不一致、金额对不上和无法识别的票据。
台账栏目：发票种类、发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称及税号、销售方名称及税号、商品或服务名称、不含税金额、税率、税额、价税合计、来源文件、处理状态、异常说明。
请先完成：
1. 统计文件总数、格式、可读取状态，并标出模糊、缺页、加密、疑似重复及一个文件包含多张票据的情况。
2. 从不同格式和发票类型中选择样本，提取台账栏目。
3. 每条记录保留来源文件；无法识别的栏目保持为空并说明原因，不得猜测。
4. 检查不含税金额加税额是否等于价税合计。
5. 将购买方名称和税号与我提供的企业主体清单比较，不一致时只标记待确认。
6. 按发票代码、发票号码和开票日期检查疑似重复，不自动删除。
7. 输出样本台账和异常清单，等我确认后再处理全部文件。
注意：票面信息提取不等于官方查验。未取得官方查验结果时，查验状态统一填写“待查验”。
样本确认后，再发送：
样本识别和台账规则已经确认，请处理全部发票文件。
请输出：
1. 完整发票台账；
2. 疑似重复、购买方不一致、金额对不上、票面模糊、无法读取和待人工确认清单；
3. 原始文件数量、成功识别记录数、异常记录数和一份文件多张票据等数量差异说明；
4. 文件归档和改名预览，命名格式为“开票日期_销售方_价税合计_发票号码_序号.原扩展名”。
本轮仍不要改名。等我确认归档预览后再执行文件复制和重命名。禁止覆盖原文件，禁止把识别成功自动写成已查验、已抵扣或已入账。
五、完成后会得到什么
正常完成后，应得到：
- 发票明细台账：记录票面基础信息、来源和处理状态；
- 异常清单：集中列出重复候选、抬头不一致、金额异常和识别失败票据；
- 数量与金额核对表：说明原始文件、台账记录和异常记录之间的关系；
- 归档预览或整理后的文件目录：只有确认预览后才执行改名和分类。
如果企业后续补充了官方查验、认证和入账结果，可以在同一台账中持续更新状态，但这些状态必须保留来源和更新时间。
六、结果应该怎么检查
- 核对原始文件数、成功处理文件数和异常文件数；
- 抽查不同发票类型，逐项比对号码、日期、购销双方、金额、税率和税额；
- 检查不含税金额加税额是否等于价税合计；
- 检查企业购买方名称和税号是否匹配正确主体；
- 查看疑似重复发票是否同时展示了所有相关记录；
- 确认红字、作废或状态特殊的发票没有混入普通发票；
- 检查“待查验、已查验、已入账”等状态是否有真实来源；
- 归档后核对文件数量，确认没有覆盖、遗漏或改变扩展名。
涉及入账、报销或税务处理的发票，关键栏目应逐张核对。台账汇总金额还应与对应账务或业务清单核对。
七、遇到这些情况怎么处理
一份文件中有多张发票
按发票号码拆成多条台账记录，并在来源文件中保留同一个文件名。如果无法可靠区分每张票的边界，整份文件进入待人工处理。
同一发票被保存成多个文件
根据发票代码、号码、日期和金额标记为疑似重复，保留每个来源文件。是否删除重复副本由人工决定，不能直接删掉其中一份。
购买方信息与主体清单不一致
列出发票票面信息和企业标准信息的差异，交给财务确认。WorkBuddy 不应自动改写票面，也不能直接判断该发票是否可以报销或入账。
金额和税额对不上
先检查是否存在多税率、折扣、红字或识别小数点错误。将票面原值、计算结果和差额全部保留，由财务复核原票。
发票图片模糊或识别失败
要求经办人重新提供清晰文件，或由人工录入。无法识别的栏目保持为空，不能参考文件名或其他发票补齐。
台账里需要记录查验、抵扣和入账状态
只有从官方查验结果、税务系统、财务系统或人工确认中取得状态后才能填写。票面识别任务本身不能生成这些业务事实。
八、哪些可以交给 WorkBuddy，哪些必须人工决定
WorkBuddy 可以盘点发票、提取票面信息、检查金额是否对得上、发现重复候选、生成台账、异常清单和归档预览。
财务人员必须确认识别结果、购买方主体、特殊票据状态，以及发票能否报销、入账或用于税务处理。发票真伪与状态应通过企业认可的官方渠道查验；税率、抵扣资格、跨期处理和纳税申报由有权限的财税人员判断。
发票通常包含纳税人识别号、地址电话和银行信息。处理前应确认企业的数据安全、访问权限和保存要求，并以当前 WorkBuddy 版本及企业部署方式支持的能力为准。