001 · 财务资料与数据整理

用 WorkBuddy 批量分类、重命名财务文件并生成文件清单

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一、这个场景能帮你做什么

财务每天都会收到发票、合同、银行回单、报销附件、对账单和分析底稿。这些文件来自不同部门、邮箱和业务系统，文件名可能只有“扫描件 001”“新建文档”或一串随机字符。文件数量少时还能逐个打开，积累到几百份以后，查找、归档和复核都会变得很慢。

WorkBuddy 可以在你指定的文件夹内盘点文件，按照公司、月份、项目或单据类型提出分类建议，再根据确认后的规则批量建立目录、重命名文件，并生成一份方便查找的文件清单。以后需要寻找某个月的银行回单、某家供应商的合同或某个项目的报销材料时，可以直接搜索名称或查看文件清单，不必重新翻遍整个文件夹。

这项任务最重要的原则是：先预览，确认后再执行；只处理副本，不直接改动唯一原件。

二、开始前需要准备什么

1. 待整理文件的副本

把本次需要整理的文件复制到一个独立工作目录。可以包含 PDF、Word、Excel 和常见图片文件。不要直接把唯一一份原件交给 WorkBuddy 批量移动或改名。

建议先建立下面四个目录：

财务文件整理/
├── 01-原始文件副本/
├── 02-整理后文件/
├── 03-异常文件/
└── 04-处理记录/

把待处理文件放进“01-原始文件副本”。WorkBuddy 后续只能处理这个目录中的副本。

2. 分类规则

你需要先决定主要按什么维度建立目录。常见维度包括：

公司主体；
会计期间；
部门或项目；
单据类型；
客户或供应商；
已处理、待补充和无法识别。

分类层级不要过多。多数情况下使用“公司主体／会计期间／单据类型”已经足够。客户、供应商、项目等信息可以保留在文件名和文件清单中，避免目录过深。

3. 文件命名规则

命名规则需要提前固定栏目、排列顺序和分隔符。例如：

日期_公司_单据类型_交易对方_金额_序号.扩展名

示例：

20260921_北京XX公司_银行回单_上海XX供应商_12800.00_001.pdf

还要明确“日期”具体指什么。发票可以采用开票日期，银行回单采用交易日期，合同则可以采用签署日期。不要让 WorkBuddy 在创建时间、修改时间和单据日期之间自行选择。

4. 文件清单需要记录的内容

建议至少保留以下内容：

原文件名和原路径；
新文件名和新路径；
文件格式；
公司主体；
单据日期；
单据类型；
项目或部门；
交易对方；
金额；
处理状态；
异常说明。

如果文件包含银行账号、身份证号、薪资或敏感合同信息，开始前还要确认谁可以访问、文件是否允许上传，以及处理结果保存在哪里。

三、具体怎么做

第一步：先盘点文件，不做任何修改

把“01-原始文件副本”授权给 WorkBuddy，先让它输出文件清单。清单应包括文件总数、格式、当前名称和路径，并标出空文件、打不开的文件、名称重复的文件、疑似内容重复的文件以及无法识别内容的文件。

这一步的目的，是先确认 WorkBuddy 看到了哪些文件。如果盘点数量与文件夹实际数量不同，应先查清缺少的是隐藏文件、不支持的格式，还是文件读取失败，暂时不要继续改名。

第二步：生成分类和改名预览

把分类规则、命名规则和文件清单需要填写的内容交给 WorkBuddy，让它只生成预览表：

原文件名	建议分类	建议新文件名	判断依据	是否需要确认
扫描件001.pdf	北京公司/2026-09/银行回单	20260921_北京公司_银行回单_上海供应商_12800.00_001.pdf	正文中的交易日期、户名和金额	否
新建文档.pdf	暂不确定	保留原名	未识别到主体和单据类型	是

抽查时重点看四件事：主体有没有识别错，日期取自哪里，金额是否取到了正确位置，发票、回单、合同等单据类型有没有混淆。

第三步：确认异常处理规则

正式执行前，把容易出错的情况说清楚：

新文件名重复时追加三位序号，禁止覆盖；
无法确认分类或名称时移入“03-异常文件”，保留原名；
一个文件同时涉及多个项目时只保留一个主分类，其他信息写入文件清单；
疑似重复文件只做标记，不自动删除；
不修改文件正文、不改变文件扩展名。

如果第一次使用，先选一个月份或一种单据试运行。样本结果确认无误后，再处理剩余文件。

第四步：执行分类和重命名

确认预览表后，让 WorkBuddy 在“02-整理后文件”中建立目录，并从原始副本复制文件过去，再按确认后的名称重命名。采用复制方式可以让原始副本继续留在原位置，出现规则错误时更容易恢复。

执行过程中，无法按规则完成的文件进入异常目录。WorkBuddy 不应为了完成率猜测主体、日期、金额或文件类型。

第五步：生成文件清单和处理记录

完成后，在“04-处理记录”中保存：

财务文件查找清单.xlsx；
文件重命名记录.xlsx；
异常文件清单.xlsx；
整理前后数量核对表。

文件清单中的每条记录都要能从新文件查回原文件。重命名记录还应保留处理时间和状态，后续发现错误时可以找到受影响文件。

四、可以直接交给 WorkBuddy 的要求

第一次运行先使用下面这段，只做盘点和预览：

请处理我授权的“财务文件整理/01-原始文件副本”文件夹。本轮只能盘点和生成预览，不要移动、复制、删除、重命名或修改任何文件。

任务目标：按照“公司主体/会计期间/单据类型”整理财务文件，并为每个文件生成统一名称和查找记录。

命名规则：日期_公司_单据类型_交易对方_金额_三位序号.原扩展名。
日期取值规则：发票使用开票日期，银行回单使用交易日期，合同使用签署日期；无法确认日期含义时不要猜测。

请完成：
1. 统计文件总数、格式、当前文件名和路径。
2. 识别公司主体、日期、部门或项目、单据类型、交易对方和金额。
3. 标出空文件、打不开的文件、重名文件、疑似重复文件和无法识别的文件。
4. 生成预览表，包含原文件名、原路径、建议目录、建议新文件名、判断依据、处理状态和待确认问题。
5. 无法可靠识别的内容保持为空，进入待确认清单。

请先返回文件数量统计和预览表，等待我确认后再执行整理。

确认预览后，再发送：

请按照我已经确认的预览表正式整理文件。

执行范围只限“财务文件整理/01-原始文件副本”。
1. 在“02-整理后文件”中按照公司主体、会计期间和单据类型建立目录。
2. 采用复制方式生成整理后的文件，保留原始副本不动。
3. 按确认后的名称重命名；出现重名时追加三位序号，禁止覆盖。
4. 无法确认分类或名称的文件复制到“03-异常文件”，保留原文件名。
5. 疑似重复文件只标记，不删除。
6. 不修改文件正文，不改变扩展名。
7. 在“04-处理记录”中生成财务文件查找清单、重命名记录、异常清单和数量核对表。
8. 最后报告处理成功、进入异常和处理失败的文件数量，并列出所有失败原因。

五、完成后会得到什么

正常完成后，你应该看到四类结果：

一套按统一目录整理好的财务文件；
一批名称清晰、可以直接搜索的文件；
一份同时记录原文件和新文件位置的完整查找清单；
一份无法识别、疑似重复或需要人工判断的异常清单。

文件清单应支持按公司、期间、单据类型、项目、交易对方和金额筛选。以后审计、月结或查找历史资料时，可以先查清单，再打开对应文件。

六、结果应该怎么检查

至少完成下面六项检查：

数量守恒：原始文件数应等于整理成功文件数加异常文件数；
禁止覆盖：检查是否有两个原文件指向同一个新文件；
扩展名不变：PDF、Word、Excel 等格式不能因改名发生变化；
抽样打开：从不同公司、月份和单据类型中随机打开文件，确认名称与正文匹配；
文件位置有效：从文件清单中抽查记录的位置能否正常打开；
异常完整：无法识别和处理失败的文件都应出现在异常清单中。

涉及金额、交易主体和单据类型的内容，建议提高抽查比例。首次建立规则时，可以逐项检查样本，规则稳定后再扩大处理范围。

七、遇到这些情况怎么处理

文件名没有任何有效信息

允许 WorkBuddy 读取文件正文后再提出分类建议。如果正文仍然无法识别，保留原名并移入异常目录，不能根据相邻文件或文件夹名称猜测。

一个文件里出现多个日期

回到命名规则，明确该类单据使用哪一种日期。合同用签署日期，发票用开票日期，银行回单用交易日期。无法判断日期用途时交给人工确认。

同一文件可以归入多个分类

选择一个最常用的主分类，其他信息写进文件清单。不要复制出多个内容相同的文件，否则后续更新时容易出现多个版本。

两个文件生成了相同名称

在文件名末尾增加三位序号，并在文件清单中保留各自原文件名。不要直接覆盖，也不要自动删除其中一个。

WorkBuddy 判断为重复文件

先比较文件内容、大小和来源。疑似重复只能进入待复核清单，确认确实多余后再由人工决定是否清理。

八、哪些可以交给 WorkBuddy，哪些必须人工决定

WorkBuddy 可以完成文件盘点、信息提取、分类建议、改名预览、按规则复制归档、生成文件清单和异常清单。

财务人员需要确认分类规则、日期和金额的取值口径、异常文件的真实类型，以及疑似重复文件是否可以删除。文件整理结果也不能直接作为入账、付款、报税或审计结论。

涉及银行账户、身份证号、薪资、税务和商业合同的文件，必须先遵守企业的数据安全、访问权限和保存要求。是否可以本地处理、是否需要上传，应以当前使用的 WorkBuddy 版本和企业部署方式为准。