用 WorkBuddy 生成采购审计发现和待核查证据清单

一、这个场景能帮你做什么

将采购审计中发现的价格、供应商、招标、合同和付款异常汇总成有事实、有证据、有影响和待核查动作的清单。

WorkBuddy 可以先盘点资料、按照已经确认的规则整理和检查，再把正常结果、差异和待确认问题分别列出。先用少量真实资料确认规则，每个数字和判断保留来源，再处理全部数据。

二、开始前需要准备什么

1. 采购审计测试结果

说明资料所属公司、期间、来源和负责人；缺失或尚未确认的部分提前标出。

2. 合同、订单、发票和付款资料

主合同、补充协议和变更文件要一起提供，并说明当前有效版本；涉及多份合同的资料保留合同编号。

3. 供应商及招标材料

说明资料所属公司、期间、来源和负责人；缺失或尚未确认的部分提前标出。

4. 企业采购制度和审批记录

提供当前有效版本，并标出生效日期、适用公司和例外情况。规则尚未确认的部分单独列出，不要让 WorkBuddy 自行决定。

5. 访谈和补充说明

说明资料所属公司、期间、来源和负责人；缺失或尚未确认的部分提前标出。

所有资料使用副本处理。开始前还要明确处理期间、数据截止时间、金额和日期格式、异常判断标准、输出模板及最终复核人。

三、具体怎么做

第一步：合并同一问题的多条异常线索

提供企业现行制度、检查标准和例外情况，让 WorkBuddy 写明触发了哪项规则、涉及哪笔记录、需要补充什么。异常只表示需要复核。

第二步：按事实、规则、影响和证据组织发现

说明“按事实、规则、影响和证据组织发现”要使用的资料、企业规则和输出要求，先返回预览及待确认问题，经财务人员确认后再继续。

第三步：计算涉及金额和影响范围

先说明计算期间、公式、金额单位和特殊情况，再展示使用的数据、计算过程和结果。缺少关键参数时停止计算并列出待补资料。

第四步：区分已确认发现与待核查事项

由对应负责人回到原始单据复核主体、金额、日期、账户、税率和处理状态。确认结果留下人员、时间和意见，未确认记录继续留在待办清单。

第五步：形成责任人、补证和后续动作

按照公司已有模板生成结果，同时提供正常记录、异常记录和待确认事项。每个数字和结论都要能够查回原始资料。

四、可以直接交给 WorkBuddy 的要求

你是企业财务工作辅助人员。请完成“生成采购审计发现和待核查证据清单”。

输入材料：
1. 采购审计测试结果
2. 合同、订单、发票和付款资料
3. 供应商及招标材料
4. 企业采购制度和审批记录
5. 访谈和补充说明

执行要求：
1. 合并同一问题的多条异常线索
2. 按事实、规则、影响和证据组织发现
3. 计算涉及金额和影响范围
4. 区分已确认发现与待核查事项
5. 形成责任人、补证和后续动作

请输出：
1. 采购审计发现清单
2. 证据查找清单
3. 涉及金额和影响分析
4. 待核查问题及责任人

统一要求：
- 每个结论必须标明使用的数据、文件或制度依据。
- 区分已确认事实、分析判断和待确认问题。
- 缺少依据时列入待补材料清单，不得自行猜测。
- 不修改原始文件，不执行未经授权的付款、申报、审批、冻结或系统提交。
- 在正式输出前检查金额、期间、主体和数据数量是否一致。

第一次运行时，在最后补充：“本轮只处理少量样本并返回预览，等我确认后再处理全部资料。”

五、完成后会得到什么

• 采购审计发现清单
• 证据查找清单
• 涉及金额和影响分析
• 待核查问题及责任人
• 每项发现是否有制度或合同依据
• 金额是否可复算
• 证据是否对应具体结论
• 未核实线索是否避免写成正式结论

正式结果还应保留资料来源、处理状态、异常原因和复核意见，避免只得到无法回查的结论。

六、结果应该怎么检查

• 区分已确认事实、当事人解释和待验证线索，证据不足时不作确定定性。
• 核对输入和输出记录数、金额合计、异常数量及处理失败项目。
• 对高金额、边界日期、重复候选和无法对应的记录回到原始资料检查。
• 涉及正式操作或对外提交的项目逐项复核。

七、遇到这些情况怎么处理

输入栏目或业务口径不统一时，应先整理数据字典，不能直接运行正式分析

先确认统一名称、日期格式、金额单位和统计口径，同时保留原值。确认规则以后再批量处理，避免同一内容被拆成多类。

缺少原始依据的项目应进入待确认清单，不能用推测补齐

把相关记录单独列出，补充原始资料或请责任人确认。无法确认前保留原值，不让 WorkBuddy 猜测。

首次运行应选择小范围样本测试规则，确认结果后再扩大处理范围

补充当前有效制度、适用范围和例外审批。WorkBuddy 只能按照已经确认的规则检查，不能替企业制定规则。

八、哪些可以交给 WorkBuddy，哪些必须人工决定

• 价格、成本和供应商风险分析依赖采购、技术和业务口径，最终结论需要相应责任人确认。
• 招标和供应商准入结论不得仅由智能体自动决定。
• 所有异常必须保留合同、订单、报价或制度等可以查回原始资料依据。

WorkBuddy 可以承担资料整理、重复核对、计算草稿和问题汇总。涉及审批、入账、开票、付款、报税、过账、冻结、审计定性或对外提交时，只生成预览、建议或待办，最终决定和正式操作由有权限的人员完成。