用 WorkBuddy 财务制度整理、更新与版本对比

一、这个场景能帮你做什么

把分散的财务制度和操作手册整理成统一结构，比较新旧版本并标出条款、责任、标准和流程变化。

WorkBuddy 可以先盘点资料、按照已经确认的规则整理和检查，再把正常结果、差异和待确认问题分别列出。先用少量真实资料确认规则，每个数字和判断保留来源，再处理全部数据。

二、开始前需要准备什么

1. 现行及历史制度文件

提供当前有效版本，并标出生效日期、适用公司和例外情况。规则尚未确认的部分单独列出，不要让 WorkBuddy 自行决定。

2. 制度编号、版本和生效日期

提供当前有效版本，并标出生效日期、适用公司和例外情况。规则尚未确认的部分单独列出，不要让 WorkBuddy 自行决定。

3. 审批记录及配套表单

保留单据编号、日期、主体、金额、状态和来源等关键栏目，并说明统计期间及金额单位。

4. 相关法律政策和业务流程

说明资料所属公司、期间、来源和负责人；缺失或尚未确认的部分提前标出。

5. 制度责任部门和适用范围

提供当前有效版本，并标出生效日期、适用公司和例外情况。规则尚未确认的部分单独列出，不要让 WorkBuddy 自行决定。

所有资料使用副本处理。开始前还要明确处理期间、数据截止时间、金额和日期格式、异常判断标准、输出模板及最终复核人。

三、具体怎么做

第一步：盘点制度并建立版本目录

把资料集中到独立文件夹，让 WorkBuddy 先列出文件、表格、期间和记录数量，说明可以正常读取、缺失或内容不清楚的项目。盘点结果与财务人员掌握的数量一致后再继续。

第二步：统一章节和条款编号

说明“统一章节和条款编号”要使用的资料、企业规则和输出要求，先返回预览及待确认问题，经财务人员确认后再继续。

引用合同原文和所在位置，补充协议与主合同冲突时列出差异，交给业务、财务或法务确认。

第三步：逐条比较新增、删除和修改内容

优先使用合同号、订单号、发票号码、凭证号或业务单号对应资料，再比较主体、日期、金额、状态和业务内容。无法一一对应的记录单独列出，不只凭金额相同就认定为同一笔。

第四步：识别责任人、金额标准和流程变化

说明需要读取的具体内容和填写口径。每条结果保留来源文件、单据编号或原表行号；同一内容出现多个候选值时全部列出，不自行选择。

第五步：形成修订记录和待确认冲突

按照公司已有模板生成结果，同时提供正常记录、异常记录和待确认事项。每个数字和结论都要能够查回原始资料。

四、可以直接交给 WorkBuddy 的要求

你是企业财务工作辅助人员。请完成“财务制度整理、更新与版本对比”。

输入材料：
1. 现行及历史制度文件
2. 制度编号、版本和生效日期
3. 审批记录及配套表单
4. 相关法律政策和业务流程
5. 制度责任部门和适用范围

执行要求：
1. 盘点制度并建立版本目录
2. 统一章节和条款编号
3. 逐条比较新增、删除和修改内容
4. 识别责任人、金额标准和流程变化
5. 形成修订记录和待确认冲突

请输出：
1. 财务制度目录
2. 新旧版本对照表
3. 修订和冲突清单
4. 待确认条款及责任人

统一要求：
- 每个结论必须标明使用的数据、文件或制度依据。
- 区分已确认事实、分析判断和待确认问题。
- 缺少依据时列入待补材料清单，不得自行猜测。
- 不修改原始文件，不执行未经授权的付款、申报、审批、冻结或系统提交。
- 在正式输出前检查金额、期间、主体和数据数量是否一致。

第一次运行时，在最后补充：“本轮只处理少量样本并返回预览，等我确认后再处理全部资料。”

五、完成后会得到什么

• 财务制度目录
• 新旧版本对照表
• 修订和冲突清单
• 待确认条款及责任人
• 比较是否使用正确版本
• 格式变化是否误判为内容变化
• 生效和废止日期是否明确
• 制度修改是否完成正式审批

正式结果还应保留资料来源、处理状态、异常原因和复核意见，避免只得到无法回查的结论。

六、结果应该怎么检查

• 核对输入与输出记录数量，所有差额和失败项都有说明。
• 抽查关键结果能回到原始文件、单据编号或原表行号。
• 核对输入和输出记录数、金额合计、异常数量及处理失败项目。
• 对高金额、边界日期、重复候选和无法对应的记录回到原始资料检查。
• 涉及正式操作或对外提交的项目逐项复核。

七、遇到这些情况怎么处理

制度版本、适用主体或条款效力不明确时，应先交由制度责任人确认，不能直接生成正式解释

补充当前有效制度、适用范围和例外审批。WorkBuddy 只能按照已经确认的规则检查，不能替企业制定规则。

缺少原始依据的项目应进入待确认清单，不能用推测补齐

把相关记录单独列出，补充原始资料或请责任人确认。无法确认前保留原值，不让 WorkBuddy 猜测。

首次使用应选择一组真实问题或案例测试引用、边界和拒答表现，确认稳定后再扩大使用范围

把相关记录单独列出，补充原始资料或请责任人确认。无法确认前保留原值，不让 WorkBuddy 猜测。

八、哪些可以交给 WorkBuddy，哪些必须人工决定

• 制度和知识库内容必须以正式生效版本为准。
• 智能体生成的制度解释、通知和培训内容需要制度责任人审核。
• 无明确条款或资料冲突时，应当转人工处理，不能根据常识补写企业规则。

WorkBuddy 可以承担资料整理、重复核对、计算草稿和问题汇总。涉及审批、入账、开票、付款、报税、过账、冻结、审计定性或对外提交时，只生成预览、建议或待办，最终决定和正式操作由有权限的人员完成。