43 · 真实工作场景
行政通知纪要台账与制度
行政工作高频但规则稳定，适合先建立通知、纪要、台账、制度与政策解读五类目录，再让 AI 生成带待确认项的草稿。
行政工作高频但规则稳定，适合先建立通知、纪要、台账、制度与政策解读五类目录，再让 AI 生成带待确认项的草稿。
本章最终要解决的问题是：行政高频任务怎样形成一套可复用目录和草稿流程？
这一章怎么学
- 01 公文、通知、制度每次从零写？参考旧文风一键出规范初稿
- 02 会议纪要手动整理又长又乱？录音转写后一键出标准纪要
- 03 台账、统计表手工录入易出错？零散数据一键汇总出报表
- 04 政策文件晦涩冗长看不懂？一键拆成小白可执行清单
- 05 周报月报每次拼凑空洞？流水记录一键归类出完整总结
- 写在最后
从岗位的输入、动作、输出和责任边界出发，搭建能验收的工作流。 阅读正文时，把注意力放在任务输入、真实动作、交付文件和人工判断点上。
资料说明：下面的具体步骤、案例和截图根据已收集的第三方教程重组。正文中的第一人称均指原教程作者，不代表曾俊本人的经历或实测；案例数字也不能直接视为官方承诺。
行政这个岗位，每天处理的大多是固定且重复的事。
放假通知、会议纪要、办公用品台账、政策文件解读、月度工作总结……一个人全包，格式要规范、内容要严谨、还不能出错。
很多人一上来就想着“自己搭系统”，其实没必要。
对中小企业行政来说，真正高效的方式是：把高频流程固定下来，做成Skill，或者直接搭一个本地工作台。标准公文、制度、通知可以放进乐享/ima知识库做备份，经常更新的版本放资料库，本地文件同步一份，三端搭配，随时调用。
今天直接给中小企业行政最高频的5个卡点，对应可落地的WorkBuddy工作流。每个都附带提示词，跑通后立刻固化成个人Skill。大道至简，先用提示词跑通，再封装，别把Agent想得太复杂。
01 公文、通知、制度每次从零写？参考旧文风一键出规范初稿
痛点：放假通知、加班通知、办公规范、报销制度、采购申请、活动通知……一人全包，格式不熟、措辞不专业，每次重写耗时严重。
解决方案：
本地新建“行政公文模板库”文件夹，WorkBuddy创建对应工作空间，放进公司旧通知和制度。输入场景，让AI贴合原有文风生成初稿，再调用排版Skill一键规整。
提示词模板：
参考本工作空间内公司公文文档的风格，撰写一份【节假日放假通知】，内容严谨、通俗合规，适配中小企业，包含放假时间、值班安排、工作交接、安全须知，输出标准公文格式。
SkillHub里公文写作和排版类技能很多，安装时注意区分是适合机关单位还是中小企业。
02 会议纪要手动整理又长又乱？录音转写后一键出标准纪要
痛点：例会、全员会、对接会录音转文字后废话多、逻辑乱，人工提炼重点、待办、责任人、截止时间容易遗漏。
解决方案：
录音文件先转成文字放进工作空间，调用会议纪要Skill过滤口水话，自动输出会议概况、核心决议、待办任务（责任人+截止时间）、后续安排。
提示词模板：
读取工作空间内的本次会议记录，去除无效闲聊内容，整理成标准行政会议纪要。分为：会议概况、核心决议、待办任务（责任人+截止时间）、后续安排四大模块，内容简洁可直接下发全员。
录音方式三种：
- 手机/录音笔录完导出，交给WorkBuddy转写+整理；
- 钉钉、讯飞、千问、豆包等自带录音转写和纪要功能，再交给WorkBuddy做二次提炼排版；
- AI录音卡（钉钉Talk A1、讯飞AI录音卡等），磁吸挂手机，边录边转写。经常开会的强烈建议入手一个。
03 台账、统计表手工录入易出错？零散数据一键汇总出报表
痛点：办公用品领用、月度费用、固定资产、报销汇总……大量零散数据手工填表、汇总、对账，重复劳动且易漏记出错。
解决方案：
把每日登记表、照片、原始台账全部放进工作空间，AI自动识别、归类、去重、汇总、差额核对，直接生成月度统计简报。
提示词模板：
读取工作空间内本月的办公用品领用台账表格，自动汇总各部门领用总量、高频消耗物品、剩余库存，生成月度行政物资统计简报，标注异常消耗数据。
现成Skill大而全的居多。跑完效果不理想时，用自然语言告诉它缺什么、卡点怎么处理（比如“市场部领了10支笔没个人签名”该怎么回退），再让它调用Skill-creator生成你的专属台账汇总Skill。这才是真正上手后的正确姿势。
04 政策文件晦涩冗长看不懂？一键拆成小白可执行清单
痛点：对接工商、税务、补贴、年审、政策申报，官方文件文字难懂、条款长，人工逐条研读效率低，容易漏关键要求。
解决方案：
把官方PDF政策文件放进工作空间，让AI剔除空话，拆解申报条件、所需材料、截止时间、办理流程、禁忌事项，输出直接可执行的清单。
提示词模板：
解读工作空间内的这份中小企业扶持政策文件，提炼出适合本企业的申报条件、必备材料、申报时间、办理流程，整理成小白可直接执行的清单，不要官方空话。
05 周报月报每次拼凑空洞？流水记录一键归类出完整总结
痛点：行政工作琐碎，每周/每月总结不知道怎么归类，花大量时间拼凑，内容空洞没条理。
解决方案：
把本月台账、会议记录、采购记录等全部放进工作空间，AI自动归类物资管理、办公保障、会议接待、制度执行、问题复盘，生成完整月报初稿。
提示词模板：
根据工作空间内的本月行政工作台账与日常记录文档文件，撰写一份中小企业行政月度工作总结，分为本月完成工作、现存问题、下月工作计划三部分，内容真实落地、贴合中小企业行政日常工作，不要空话套话。
有时候提示词已经够用，就没必要再装通用Skill。提示词越完善，越可以封装成简单专属Skill，以后点一下就调用，token消耗更少。大道至简，最简单的思路往往最有效。
写在最后
这5个工作流覆盖了中小企业行政最真实的“固定重复劳动”。 先用提示词把流程跑通，确认稳定后固化成Skill或工作台。知识库做备份、资料库做更新、本地做同步，三端搭配，随时调用。 AI不会取代懂公司规矩、会协调各方的行政，但会让你把时间从写通知、整纪要、对台账里解放出来，去做真正需要判断和温度的事。 先从最高频的“公文通知”或“会议纪要”开始抄一个，跑通确认稳定后立刻固化。等你把月底写总结和对台账的时间砍掉大半，就会明白：真正高效的行政，不是更忙，而是更有序。 你现在最卡的是哪一环？评论区告诉我，下一期继续针对细分场景出模板。 （转发给身边还在硬扛的行政同事，一起把重复劳动清干净） #WorkBuddy#AI办公Agent#行政提效#智能体实操
把这一章真正跑一遍
下面这条任务可以直接放进 WorkBuddy。先用脱敏副本练习，确认无误后再替换成正式材料。
根据材料生成行政草稿包。所有缺失的时间、地点、对象、审批人写为待填，不得自行补齐；制度解释必须引用原条款。
本章完成后，应留下这些结果：
- 五类行政草稿包 已生成、能打开，关键内容能回到输入材料。
最后再看一遍实际文件和变更记录。删除、覆盖、外发、发布、付款、审批和生产写入继续由有权限的人确认。遇到材料冲突、权限不足或外部状态不确定，让任务停下并列出待处理问题。
AI 办公产品教程 · 完整版