38 · 真实工作场景
会议从会前到纪要待办
会议纪要真正有用的部分是决定、责任人、截止时间和证据。AI 可以整理原始记录，不能从语气推断某个人已经承诺。
会议纪要真正有用的部分是决定、责任人、截止时间和证据。AI 可以整理原始记录，不能从语气推断某个人已经承诺。
本章最终要解决的问题是：一次会议怎样留下可追溯的决定、责任人和材料包？
这一章怎么学
- 这篇不讲概念，直接把六个活拆开
- 01 · PREPARATION
- 先把工具和文件准备好
- 02 · MEETING NOTES
- 会议纪要与待办
- 03 · MEETING PACK
从岗位的输入、动作、输出和责任边界出发，搭建能验收的工作流。 阅读正文时，把注意力放在任务输入、真实动作、交付文件和人工判断点上。
资料说明：下面的具体步骤、案例和截图根据已收集的第三方教程重组。正文中的第一人称均指原教程作者，不代表曾俊本人的经历或实测；案例数字也不能直接视为官方承诺。
AI机杼 · 办公术法
行政工作的价值，不是把每句话都记下来，而是让决定有出处、待办有人接、材料找得到。
AI机杼 · 2026年8月22日 · 阅读约12分钟
本篇定位 这是一套可在 WorkBuddy 中复现的行政任务卡，不冒充已经替你创建会议、发送纪要或催办。默认动作只到“生成草稿和清单”，涉及参会人、外发、取消会议和创建提醒时，必须由人确认。
这篇不讲概念，直接把六个活拆开
会议材料散在通知、转写和手记里。真正费时间的不是打字，而是分清决定、建议、待办和未决问题。 很多人已经会让 AI 写一段话，但回到岗位还是落不了地。问题通常不在“不会聊天”，而在于没有把文件放哪里、读哪些材料、输出什么、哪一步必须停下来等人确认写清楚。 说白了，就是挑出这个岗位最常见的六类活，给你一套可以照着搭的作业模板。先用虚构数据跑通，再替换成自己的文件。
截图与隐私说明 本篇截图来自真实 WorkBuddy 界面。演示只把提示词填入输入框，没有提交任务；左侧历史对话、账号信息和与本文无关的界面已裁去。示例均使用虚构信息，正文也不会把“预期产出”冒充成“已经完成”。
01 · PREPARATION
先把工具和文件准备好
打开 WorkBuddy，新建一个任务。然后在电脑上为本篇演示单独建目录： WorkBuddy_02_行政_演示/ ├─ input/ 本次任务的虚构或脱敏材料 ├─ reference/ 现行制度、模板、口径说明 └─ output/ 只放 WorkBuddy 生成的草稿与预览 接着把WorkBuddy_02_行政_演示 选为当前工作空间。先约定四条底线：
- 只读取当前工作空间，不跨目录找材料；
- 原文件不修改，生成物统一放进output ；
- 缺依据就写“待确认”，不能靠常识补齐；
- 发送、删除、覆盖、提交、审批等动作，一律先停下来等人确认。 第一次不要用重要业务材料。用三五份虚构文件跑一遍，确认目录、提示词和输出都稳定，再进入真实工作。
02 · MEETING NOTES
会议纪要与待办
工作场景
行政岗位做到“会议纪要与待办”时，最容易出错的不是写得慢，而是输入口径没锁定、输出边界没说清。先用一个独立演示目录跑通，再替换成真实材料。
先建这个文件夹
02_会议纪要与待办/
├─ input/ input/会议议程.docx、会议转写.txt、人工手记.md
├─ reference/ 本单位现行规则、模板和口径说明
└─ output/ 会议纪要_草稿.md、待办清单.xlsx、待确认问题.md
在 WorkBuddy 中新建任务，把这个文件夹选为工作空间。第一次建议放虚构或脱敏材料，正式文件不要和其他项目混放。
PROMPT
请只读取当前演示工作区。把会议材料分成背景事实、已确认决定、行动项、未决问题和讨论建议，生成纪要草稿与待办清单；无法确认的人名、日期和责任人标记“待确认”，不要发送消息或修改原文件。
真实 WorkBuddy 操作示范：提示词已填入但未提交；截图已裁去左侧历史对话、账号和无关内容。
你应该拿到什么
这一步的目标交付是：会议纪要_草稿.md、待办清单.xlsx、待确认问题.md
。它们应当是便于追溯和复核的草稿或预览，不代表本文已经替你运行、确认或对外提交。
交付前人工检查
逐项核对决定出处、负责人、截止日期和否定表达。同时把示例中的文件名、组织规则和审批边界替换成你自己的实际口径。
03 · MEETING PACK
会前材料包
工作场景
行政岗位做到“会前材料包”时，最容易出错的不是写得慢，而是输入口径没锁定、输出边界没说清。先用一个独立演示目录跑通，再替换成真实材料。
先建这个文件夹
03_会前材料包/
├─ input/ input/会议通知.docx、背景材料.pdf、上次纪要.docx
├─ reference/ 本单位现行规则、模板和口径说明
└─ output/ 会前清单.xlsx、缺件清单.md、议题简报.md
在 WorkBuddy 中新建任务，把这个文件夹选为工作空间。第一次建议放虚构或脱敏材料，正式文件不要和其他项目混放。
PROMPT
读取本次会议通知、背景材料和上次纪要，生成会前材料清单、缺件清单和两页以内议题简报。材料缺失只提示，不到其他目录寻找，也不发送给参会人。
真实 WorkBuddy 操作示范：提示词已填入但未提交；截图已裁去左侧历史对话、账号和无关内容。
你应该拿到什么
这一步的目标交付是：会前清单.xlsx、缺件清单.md、议题简报.md
。它们应当是便于追溯和复核的草稿或预览，不代表本文已经替你运行、确认或对外提交。
交付前人工检查
确认议题、参会范围、材料版本和缺件状态。同时把示例中的文件名、组织规则和审批边界替换成你自己的实际口径。
04 · CALENDAR DRAFT
日历邀请草稿
工作场景
行政岗位做到“日历邀请草稿”时，最容易出错的不是写得慢，而是输入口径没锁定、输出边界没说清。先用一个独立演示目录跑通，再替换成真实材料。
先建这个文件夹
04_日历邀请草稿/
├─ input/ input/已确认会议信息.xlsx、议程.docx
├─ reference/ 本单位现行规则、模板和口径说明
└─ output/ 日历邀请_草稿.md、待确认字段.md
在 WorkBuddy 中新建任务，把这个文件夹选为工作空间。第一次建议放虚构或脱敏材料，正式文件不要和其他项目混放。
PROMPT
根据已确认的主题、时间、时区、议程和材料链接生成日历邀请草稿。先列出参会人、开始结束时间、时区和重复规则供我确认；不要添加人员、预订会议室或发送邀请。
真实 WorkBuddy 操作示范：提示词已填入但未提交；截图已裁去左侧历史对话、账号和无关内容。
你应该拿到什么
这一步的目标交付是：日历邀请_草稿.md、待确认字段.md
。它们应当是便于追溯和复核的草稿或预览，不代表本文已经替你运行、确认或对外提交。
交付前人工检查
人工确认参会人、时区、重复规则和材料链接。同时把示例中的文件名、组织规则和审批边界替换成你自己的实际口径。
05 · POLICY DIFF
制度版本对比
工作场景
行政岗位做到“制度版本对比”时，最容易出错的不是写得慢，而是输入口径没锁定、输出边界没说清。先用一个独立演示目录跑通，再替换成真实材料。
先建这个文件夹
05_制度版本对比/
├─ input/ input/制度_现行版.docx、制度_修订版.docx
├─ reference/ 本单位现行规则、模板和口径说明
└─ output/ 制度差异表.xlsx、影响对象_待确认.md
在 WorkBuddy 中新建任务，把这个文件夹选为工作空间。第一次建议放虚构或脱敏材料，正式文件不要和其他项目混放。
PROMPT
对比现行版和修订版制度，按条款编号列出新增、删除、表述变化和可能影响对象。保留原文位置，只做差异清单，不判断修订是否合法或已经生效。
真实 WorkBuddy 操作示范：提示词已填入但未提交；截图已裁去左侧历史对话、账号和无关内容。
你应该拿到什么
这一步的目标交付是：制度差异表.xlsx、影响对象_待确认.md
。它们应当是便于追溯和复核的草稿或预览，不代表本文已经替你运行、确认或对外提交。
交付前人工检查
核对条款编号、版本日期、生效状态和适用范围。同时把示例中的文件名、组织规则和审批边界替换成你自己的实际口径。
06 · ARCHIVE PREVIEW
文件归档预览
工作场景
行政岗位做到“文件归档预览”时，最容易出错的不是写得慢，而是输入口径没锁定、输出边界没说清。先用一个独立演示目录跑通，再替换成真实材料。
先建这个文件夹
06_文件归档预览/
├─ input/ input/待归档文件夹
├─ reference/ 本单位现行规则、模板和口径说明
└─ output/ 文件清单.xlsx、拟改名映射.xlsx、异常清单.md
在 WorkBuddy 中新建任务，把这个文件夹选为工作空间。第一次建议放虚构或脱敏材料，正式文件不要和其他项目混放。
PROMPT
扫描当前待归档目录，先生成文件清单、拟改名映射和异常清单。重名不覆盖、无法识别不移动；未经我确认，只预览，不执行改名或归档。
真实 WorkBuddy 操作示范：提示词已填入但未提交；截图已裁去左侧历史对话、账号和无关内容。
你应该拿到什么
这一步的目标交付是：文件清单.xlsx、拟改名映射.xlsx、异常清单.md
。它们应当是便于追溯和复核的草稿或预览，不代表本文已经替你运行、确认或对外提交。
交付前人工检查
确认重名、文件数量、目标目录和命名规则。同时把示例中的文件名、组织规则和审批边界替换成你自己的实际口径。
07 · WEEKLY TASKS
每周待办汇总
工作场景
行政岗位做到“每周待办汇总”时，最容易出错的不是写得慢，而是输入口径没锁定、输出边界没说清。先用一个独立演示目录跑通，再替换成真实材料。
先建这个文件夹
07_每周待办汇总/
├─ input/ input/本周纪要、待办表
├─ reference/ 本单位现行规则、模板和口径说明
└─ output/ 本周待办汇总.xlsx、逾期事项.md
在 WorkBuddy 中新建任务，把这个文件夹选为工作空间。第一次建议放虚构或脱敏材料，正式文件不要和其他项目混放。
PROMPT
读取本周已确认的纪要和待办表，按负责人、截止日期和状态汇总。逾期只标记，不替负责人解释原因；生成周汇总草稿，不自动催办。
真实 WorkBuddy 操作示范：提示词已填入但未提交；截图已裁去左侧历史对话、账号和无关内容。
你应该拿到什么
这一步的目标交付是：本周待办汇总.xlsx、逾期事项.md
。它们应当是便于追溯和复核的草稿或预览，不代表本文已经替你运行、确认或对外提交。
交付前人工检查
核对状态来源、逾期口径和责任人。同时把示例中的文件名、组织规则和审批边界替换成你自己的实际口径。
∞ · POSTSCRIPT
跑通以后，再做成自己的 Skill
如果这六个任务里有一项每周都要重复，就不要每次从空白提示词开始。 先用三组虚构或低风险材料连续跑通，记录四样东西：固定目录结构、稳定提示词、标准输出格式、人工检查清单。确认不同材料下都能得到可复核的结果后，再把这套流程封装成自己的 Skill。 Skill 适合接手“可重复的步骤”，不适合替人做审批和责任判断。涉及对外发送、正式提交、敏感信息、金额、法律意见或人员评价时，仍然要停在预览或草稿阶段。 这套方法真正省下来的，不只是一次写作时间，而是把 行政 工作从“每次重新想”变成“按同一套标准交付”。 为文不易，喜欢请关注、转发 🙏
往期推荐
- WorkBuddy岗位实战01｜财务：6类重复工作，先把AI放在哪一步？
- 会用可灵、Veo还远远不够：我筛出100个AI视频Skill
- 一个关键词就能生成短视频？这款10万星神器，免费但不“免费” 载AI新知，研办公术法，探机杼之巧。
把这一章真正跑一遍
下面这条任务可以直接放进 WorkBuddy。先用脱敏副本练习，确认无误后再替换成正式材料。
整理这次会议。输出议题结论、明确决定、未决问题和待办表。没有明确责任人或日期时写“待确认”，不得从语气推断承诺。
本章完成后，应留下这些结果：
- 议题简报 已生成、能打开，关键内容能回到输入材料。
- 纪要 已生成、能打开，关键内容能回到输入材料。
- 待办表 已生成、能打开，关键内容能回到输入材料。
最后再看一遍实际文件和变更记录。删除、覆盖、外发、发布、付款、审批和生产写入继续由有权限的人确认。遇到材料冲突、权限不足或外部状态不确定，让任务停下并列出待处理问题。
AI 办公产品教程 · 完整版