审核发现与不符合报告整理

一、这项工作有什么价值

现场审核笔记常把看到的事实、个人判断和整改建议写在一起。WorkBuddy 可以把已取得的记录整理成“要求—事实—证据—差距”，便于审核员判断是否开具不符合报告。适用于现场已经取证、需要整理报告的阶段。

二、开始前准备什么

准备本次审核范围、适用的已批准标准和体系文件、审核笔记、抽样清单、记录编号及受审方确认情况。每份文件标明版本、生效日期与适用部门；对照片中的事实，先由审核员形成文字记录，再提供可核实的文字。敏感人员信息按内部权限处理。

三、在 WorkBuddy 中怎么做

第一步：把一个审核发现及对应文件放入当前任务。明确报告采用的企业表单，以及分级规则。先检查依据是否适用于本部门和发生日期。

第二步：要求拆出事实。将“员工不重视质量”改成有证据的具体描述，例如哪份记录、哪个日期、哪项字段缺失；原笔记没有这些内容就列补证问题，不能让模型补写。

第三步：逐条匹配要求。每条拟定不符合必须带文件名、版本、章节、原文短句和事实位置。只有关键词相似、实际适用条件不符的条款应排除。一个发现涉及多个条款时，列主依据及补充依据，交审核员选择。

第四步：形成报告草稿。分开呈现已确认发现、待确认观察和证据不足事项。整改建议另列，避免把建议当成受审方已经承诺的措施。

第五步：审核员核对原记录，与受审方确认事实后，按权限签发。补证后只更新相关发现，保留原有证据指向。

四、可以直接复制的提示词

请按我提供的企业不符合报告模板整理本次审核发现。
输入包括：审核范围和日期、适用文件及版本、分级规则、现场笔记、抽样记录、受审方确认情况。
先核对依据的适用范围和生效日期。把原笔记拆成客观事实、审核判断、待补证事项，不得把意见改写成已发生事实。
每项输出：发现编号、部门和过程、样本范围、要求原文及文件版本/章节、客观事实及记录位置、具体差距、建议分级及依据、受审方确认状态、待补证问题。
未提供要求原文、样本身份或关键时间时，标记证据不足，不自行认定不符合。分级只按所给规则，不自行套用通用分级。
另给一版报告草稿和审核员复核清单。不得替审核员签名、判定体系合规或宣布关闭。

五、最后得到什么

得到发现对照表、不符合报告草稿和补证清单。对照表每行对应一个可追溯的发现；报告中的每个事实都能回到原笔记或抽样记录。

六、重点核对什么

核对引用是否确为现行适用要求，事实是否超出抽样范围，否定判断是否有现场证据。抽查一张表缺字段，只能描述该样本，不能直接写成“全部记录均缺失”。分级和系统性失效判断由审核组确认。

七、遇到异常怎么处理

笔记与受审方说明矛盾时并列两方信息，列明还需取得的记录。文件版本不明时暂停条款匹配。已有记录但尚未取得，不得写成“未建立记录”；应写明本次未能取得并继续核实。

八、人工负责的边界

现场取证、抽样充分性、条款适用、不符合判定、分级和签发由有权限的审核员负责。WorkBuddy 只处理提供的文字材料，不代替现场观察，也不自动发送整改通知。