供应商整改跟进

一、这个任务能帮你做什么

供应商回了整改报告，采购说已催过，质量却不知道哪些措施已经验证。WorkBuddy 可以把每次异常通知、供应商回复和复查记录整理成同一张跟进表，分清待回复、待实施、待验证和需要退回的事项。

二、开始前需要准备什么

准备异常通知、供应商承诺、整改计划、各轮回复、检验或复查结果，以及企业规定的回复/整改期限、本轮统计截至日期。每个问题要能对应供应商、物料和异常批次。邮件和聊天转写保留日期与发言方；未提供时间要求时，不让工具自行设置超期线。

三、具体怎么做

第一步，按异常编号建立事件线，把通知、临时遏制、原因调查、永久措施、验证和关闭意见依次整理。供应商后来改口时保留两次说法及日期，不用最新回复抹掉历史承诺。

第二步，抽出可执行承诺。将“会加强管理”列为内容不具体，追问做什么、谁负责、何时完成、用什么证明；对未完成且已有明确期限的事项，以本轮统计截至日计算剩余时间或超期天数；已完成事项按企业规则计至实际完成日或验证时点，不随截至日继续累计逾期。

第三步，把回复与证据对应起来。整改照片、修订文件、培训记录属于相应动作证据，后续批次检验和现场复查才可能支持效果判断。没有验证记录的事项保持待验证；复查失败则恢复整改，不按邮件回复关闭。

第四步，起草本轮跟进内容。列本次需补的证据、未解释的逻辑矛盾和需确认的新期限。对重复发生、影响扩大或连续超期的问题单独供负责人决定是否升级；草拟邮件留给采购或质量确认后发送。

四、可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

根据所给异常通知、供应商各轮回复、整改计划和验证记录，整理供应商整改跟进台账并草拟本轮催办邮件。
按异常编号关联，保留供应商、物料、批次、通知日期、临时措施、承诺、责任人、期限、提交证据、验证结果。区分“已回复”和“已验证”；复查不通过列为需继续整改。
注明本轮统计截至日期。未完成事项按截至日及明确承诺计算剩余/超期时间；已完成事项按企业规则取实际完成或验证时点，不继续累计逾期。完成、验证、授权关闭日期分列，不混用；未给截至日、期限或起止事件规则时列待确认，不猜日期。对空泛措施列具体补问，对原因变化保留前后说法，对重复异常列关联编号。
输出：跟进表、需补证据清单、拟升级事项及一封只包含已确认事实的邮件草稿。每条附原件位置。不代替质量负责人批准关闭，不自行承诺罚款、赔偿、停供或新交期，不向供应商发送。

五、完成后会得到什么

同一异常会形成从通知到验证的连续记录。例如供应商承诺周五更新检验指导书，现已提交新版文件，但后续批次尚未验证，台账应显示“文件已提交、效果待验证”，而不是“整改完成”。催办草稿只要求补齐本轮确实欠缺的内容。例如原定 10 月 10 日完成、实际 12 日完成，本轮截至 20 日；若规则以措施实际完成日计期，则逾期计至 12 日。效果未验证另列待验证，不继续算作措施未完成。

六、结果应该怎么检查

检查有没有把不同批次的异常混成一件事，承诺日期取自谁的回复，统计截至日是否明确，超期计算是否按自然日或工作日规则，已完成项是否在规定事件时点停止累计。抽查两条已关闭事项，确认有验证记录和批准依据。邮件里只保留需对方处理的问题，内部评价和未经确认责任不外发。

七、遇到这些情况怎么处理

供应商延期但没有正式获准时，并列原承诺和新申请，交负责人确认。缺少完整邮件链时列缺口，不能猜测对方已经接受要求。重复缺陷需关联历史整改，核查此前措施适用范围。双方对验收标准不同，先澄清标准版本及技术协议，再继续判定。

八、哪些由工具处理，哪些必须人工决定

工具提取承诺、跟踪时间、关联证据、起草沟通。质量人员验证措施效果，采购和管理者决定商务升级，授权人负责外发和关闭。没有接入业务系统时，结果是待人工维护的文件，不是自动催办系统。