项目文档版本与归档清单

这个场景能帮你做什么

文件夹里存着多个终版，引用仍指向旧稿，评审稿又被拿来执行。本任务建立文档身份、版本、状态和关联清单，提出整理预览，帮助团队找到应使用的资料。

开始前需要准备什么

指定授权范围内的项目文件、命名和归档要求、批准或评审记录、需求交付清单。至少能识别所属项目和用途；文件名“最终版”不能代替批准依据。

具体怎么做

第一步：只读盘点

让 WorkBuddy 列文件位置、用途、文档编号、标题、版本、状态和关联需求。无法读取的文件单列，先不移动、删除或改名。

第二步：区分有效性与存放状态

按依据标草稿、评审中、已批准或已失效；归档状态另记。存进归档目录不代表内容获批，修改时间最新也不代表当前执行版。

第三步：核版本冲突和失效引用

找同名不同内容、不同位置副本、仍指向旧版的引用及缺失附件。内容相似只是重复候选，旧版可能仍需保留作历史证据，不自动删除。

第四步：确认整理预览再执行

输出原位置、拟位置、拟命名、理由及替代关系，由文档负责人确认。只在授权范围操作，保留版本和必要历史。具体存储、删除和保留期限采用企业规则。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请先只读盘点指定项目文档，列编号、用途、版本、状态、负责人、批准依据、位置及关联资料。
区分草稿、评审中、批准、失效与归档状态；不按名称或最新时间猜效力。
标同名差异、重复候选、旧版引用和缺失附件，保留原文件及历史关系。
输出文件清单、冲突表、改名归档预览和待确认项。未经确认不移动、不删除、不覆盖，也不授予审批状态。

完成后会得到什么

文档清单、版本及引用问题、可审阅的整理方案。普通文件表即可，不要求建立代码仓库或购买新系统。

结果应该怎么检查

文件数量和去向能否核对；有效版本是否有批准记录；历史稿是否可追溯；引用能否到达正确对象。检查是否误把文件存在当资料有效。

遇到这些情况怎么处理

批准记录与内容不一致，找责任人确认；链接断裂只列位置，不能猜替代文档；保留要求不清先不删。含敏感信息的文件按照现有权限整理，不扩散给全部成员。

哪些由工具处理，哪些必须人工决定

WorkBuddy 盘点、比对和提出预览。文档负责人确认效力及归档，组织决定权限与删除。这里不假设工具具备企业原生审批或档案管理能力。