第 11 章 · AI 学习
用AI制作方案、计划、总结和报告
月底到了，你把工作记录、几张表格和会议纪要交给AI：“帮我写一份工作总结。”几分钟后，一篇结构完整的文档出现了：持续优化流程、加强协同沟通、提升工作效率、下月重点推进。
月底到了，你把工作记录、几张表格和会议纪要交给AI：“帮我写一份工作总结。”几分钟后，一篇结构完整的文档出现了：持续优化流程、加强协同沟通、提升工作效率、下月重点推进。
这些句子都很稳妥，也几乎无法支持任何决定。负责人看完仍会追问：到底完成了什么？出现了什么问题？为什么？下个月谁做什么？
方案、计划、总结和报告的共同任务，是把零散信息组织成一条行动链：
事实发生了什么 → 人怎样判断 → 接下来采取什么行动
一、本章学完，你能做到什么
你将能够：
- 区分事实、判断、建议和决定；
- 从零散记录中提取可核对的信息；
- 根据文档用途选择结构；
- 用证据支持结论，删除“正确的空话”；
- 把行动写到负责人、日期和完成标准；
- 交付一份能支持执行或决策的工作文档。
最终成果是一份“结论—依据—行动—负责人—日期”完整的报告或方案。
二、四类文档分别解决什么问题
方案
回答“准备怎样解决”。核心是目标、现状、选项、推荐路径、资源、风险和验收。
计划
回答“接下来怎样推进”。核心是任务、顺序、负责人、时间、依赖和完成标准。
总结
回答“已经发生了什么，从中得到什么”。核心是结果、差距、原因、经验和后续动作。
报告
回答“需要让某个对象知道、判断或决定什么”。结构取决于汇报对象与用途。
同一批材料可以生成四种文档，但不能只换标题。用途变了，内容取舍和结构都要变。
三、六格工作文档法
1. 背景
为什么现在要写？只保留影响理解和决定的信息。
2. 事实
发生了什么？数字、时间、事件和材料来源分别是什么？
3. 问题
事实与目标之间有什么差距？避免用“有待提升”代替具体问题。
4. 判断
你认为主要原因和优先级是什么？哪些是证据支持的判断，哪些仍是假设？
5. 行动
准备做什么、先做什么、停止什么？
6. 责任
谁负责、何时完成、依赖谁、怎样验收？
AI很擅长把六格写成顺畅文字。人必须保证格子里先有真实内容。
图：原文在比较“只靠通用知识写方案”和“提供公司真实资料后写方案”时使用的配图。这里用于说明报告质量依赖真实材料；画面内容与授权待人工确认。
四、先做事实底表，再写正文
以采购月度总结为例，先整理：
| 类别 | 事实 | 来源 | 当前解释 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 交付 | 三类物料出现延期 | 到货台账 | 可能与供应商排产有关 | 原因待确认 |
| 成本 | A物料单价上升 | 采购明细 | 原材料价格与小批量采购共同影响 | 需拆分验证 |
| 质量 | B供应商退货增加 | 质检记录 | 批次稳定性下降 | 已确认 |
| 库存 | C物料库存偏高 | 库存表 | 预测调整未同步 | 已确认 |
表格中的“事实”和“解释”分开。这样AI不会把“可能与排产有关”写成已经确认的原因。
五、完整案例：从零散采购记录到月度报告
1. 原始材料
教学示例包含：一份采购明细、一份到货台账、一份质量异常记录、三段供应商沟通和五条工作笔记。
2. 模糊任务的结果
输入“请写采购月报”，AI生成了采购完成情况、供应商管理、成本控制和下月计划。主要问题：
- 将采购金额下降写成成本优化，却没有考虑采购量下降；
- 把供应商口头解释写成延期原因；
- 下月计划没有负责人和日期；
- 没有指出高风险物料。
3. 重建事实底表
先核对采购量、单价、到货日期、退货批次和库存。把供应商解释标为“对方说法，待验证”。将每项事实绑定原始表格或记录。
4. 形成三个判断
示例判断：
- 总采购金额下降主要来自采购量下降，不能直接归为降本成果；
- 两项关键物料连续延期，需要调整交付风险等级；
- B供应商的退货问题已有批次证据，应优先处理。
5. 把判断变成行动
| 行动 | 负责人 | 日期 | 完成标准 |
|---|---|---|---|
| 与关键物料供应商确认未来四周排产 | 采购员甲 | 9月6日 | 获得书面交付计划 |
| 复盘B供应商异常批次 | 采购＋质量 | 9月8日 | 明确原因、临时控制和复验方案 |
| 校准C物料需求预测 | 采购＋计划 | 9月10日 | 形成调整后补货参数 |
6. 形成报告
报告首屏先写三条结论和需要负责人决定的事项，详细事实表放在后面。这样负责人可以快速判断，执行人员也能追溯。
六、怎样删除“正确的空话”
逐句问三个问题：
- 这句话对应什么事实？
- 看完以后谁要做什么？
- 删除它会不会损失有效信息？
例如：
“持续加强供应商协同，确保交付稳定。”
改为：
“9月6日前，由采购员甲取得两家关键物料供应商未来四周的书面排产表；任一周计划低于需求量时，启动备选供应商询价。”
后一句可以执行、检查和追责。
七、方案需要比较选项
方案不能只证明自己想做的路径。至少列出：
- 维持现状；
- 小范围试点；
- 完整实施；
- 其他可行替代方案。
比较维度包括效果、成本、时间、人员、依赖、风险和可逆性。最终写清推荐理由与不选其他方案的原因。
图：原文在介绍从资料库、AI初稿到人工补充客户场景和判断的方案流程时使用的配图。这里用于说明方案需要“资料—生成—人工判断”的完整链条；画面内容与授权待人工确认。
八、在Claude、WorkBuddy、DeepSeek中怎样做
- 新建独立任务，说明文档类型和使用者；
- 上传经筛选的事实材料；
- 先要求AI生成事实底表，不写正文；
- 人工校正事实、来源和状态；
- 让AI提出可能判断，同时标记证据与假设；
- 人工确定核心结论和优先级；
- 让AI按六格结构起草；
- 检查行动、负责人、日期和验收标准；
- 删除无事实支撑的套话。
如果产品支持项目或资料库，可以保存公司介绍、产品信息、历史方案和规范模板。仍要为当前任务指定最新版和适用范围。
九、可复制的工作文档模板
文档类型：[方案／计划／总结／报告]
使用者：
需要支持的决定或行动：
时间范围：
第一步：只整理事实底表
字段：事实｜来源｜日期｜状态｜可能解释｜待确认人
不要开始写正文，不得把解释写成事实。
第二步：在我确认事实后，输出
1. 三条核心结论；
2. 每条结论的证据；
3. 反向证据或其他解释；
4. 建议行动；
5. 负责人、日期、依赖和完成标准；
6. 需要上级决定的事项。
第三步：按“背景—事实—问题—判断—行动—责任”写成正式文档。
十、常见错误与边界
- 直接从零散材料生成长文，未先核对事实；
- 把金额变化等同于效率或降本；
- 把相关性写成原因；
- 把建议写成已经决定；
- 行动没有负责人、日期和完成标准；
- 只给一条方案，没有替代选项；
- 上传未经授权的经营数据、客户资料和报价。
十一、练习：把一页零散记录变成工作报告
选择一页真实、可脱敏的工作记录：
- 建立事实底表；
- 区分事实、解释和待确认项；
- 写出三条结论及依据；
- 为每条结论设计一个行动；
- 补齐负责人、日期和完成标准；
- 写成两页以内的报告。
十二、怎样判断自己真的学会了
- 关键结论都有事实依据；
- 事实、判断和建议已经分开；
- 报告中没有无法解释的数字；
- 行动具体到负责人和时间；
- 不确定项没有被写成确定结论；
- 使用者能明确决定或执行下一步。
本章小结
高质量工作文档的主线是：
整理事实 → 识别问题 → 形成判断 → 比较选择 → 明确行动 → 落实责任
下一章，我们把这份报告改造成一套真正能汇报的PPT。
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